Een kijkje achter de schermen bij DHL en de enorme logistieke Formule 1-klus

Afgelopen maart heeft DHL het contract met Formule 1 verlengd en mag het de komende jaren het racefestijn weer vervoeren. In een tijd waarin Brexit heeft plaatsgevonden, er een pandemie heerst en de FOM de drukste kalender ooit heeft geproduceerd, lijkt DHL de grootste beproeving ooit te zijn aangegaan. F1Maximaal ging in gesprek met Tim Rehkopf van DHL en hij geeft ons een inkijkje in de moeilijke wereld die F1-logistiek heet.

Seizoen 2021 moet het drukste Formule 1 seizoen ooit worden met 23 races, mocht dit aantal ook daadwerkelijk worden aangetikt met de pandemie in het achterhoofd houdend. Vijf continenten van de wereld worden aangedaan en om al het materiaal van de teams en de FIA van circuit naar circuit te krijgen is een hels karwei. In ongeveer acht maanden tijd legt het circus zo'n 160.000 kilometer af.

Elk team neemt gemiddeld zo’n 50 ton aan spullen mee. De vracht varieert van kleine schroeven tot aan metershoge hospitality-units. Daarbij komt dan nog de vracht van de FIA, Liberty Media en de televisiestations die ongeveer 150.000 kilo aan apparatuur meenemen. Voordat het raceweekend begint moet het dan nog op de juiste plek worden aangesloten. Het lijkt haast een militaire operatie. Bij dit alles gebruikt DHL 22 vrachtwagens, 7 vliegtuigen en 40 containers.

'Een 'triple-header' is de ultieme logistieke operatie, het wordt niet groter dan dat!'

De 'triple-header', een periode van drie weken waarin elk weekend een Grand Prix plaatsvindt, is geliefd bij de Formule 1-fan, maar de logistiek wordt op de proef gesteld. Dit seizoen staan er drie van deze triple headers op het programma. Volgens Tim is het zelfs de 'ultieme logistieke F1-test' en 'wordt het niet groter dan dit'. Het schema is erg strak omdat races in opeenvolgende weekenden plaatsvinden.

'Om het zo goed mogelijk te laten verlopen hebben we een team van 50 internationale motorsportspecialisten, waarvan er 35 exclusief bezig zijn met het vervoer van Formule 1 over de hele wereld', stelt de expert. De 50 specialisten plannen alles van opbouw van stellingen en units tot het demonteren ervan. Daarnaast denken zij na over de meest efficiënte routes naar volgende circuits en vliegvelden, zodat er geen tijd verloren gaat. 'Zelfs tijdens de race, nog voor de geblokte vlag gezwaaid is, begint het team met het ontmantelen en opbergen van materiaal', geeft Paul Fowler, Head Motorsport van DHL, aan.

Ook naar de infrastructuur rond een circuit wordt gekeken. De verkeerssituatie rondom het Franse Paul Ricard is hiervan een voorbeeld in negatieve zin. In 2018 stonden veel teamleden en fans namelijk urenlang in de file om het circuit te bereiken. Om te voorkomen dat de vracht te laat aankomt bij een circuit wordt door een verkenner van te voren al gezocht naar de beste route.

Als de logistiek opzichzelfstaand al niet veeleisend genoeg was, kwam er voor de Formule 1 in 2020 een nieuwe uitdaging bij: COVID-19. Dat er überhaupt nog werd geracet in 2020 was al een wonder, want het Europees Kampioenschap voetbal en de Olympische Spelen werden afgelast. De uitdaging volgens Tim: hoe een wereldkampioenschap te organiseren en tegelijkertijd de veiligheid en gezondheid waarborgen?

Het bleek een zware beproeving en over alles moest, zoals altijd, worden nagedacht: 'Bij DHL hebben we net als de teams in F1 bubbels gecreëerd. Elke collega testen we om de dag en voordat we iets afleveren desinfecteren we de lading volledig. Niet te vergeten de voertuigen zelf, die we ook extra schoon moeten houden. Het voorkomen van een mogelijke verspreiding van COVID-19 tijdens F1-leveringen is en blijft onze topprioriteit.'

'We wisten van tevoren niet wat voor een impact de Brexit zou hebben'

De meeste F1-teams zijn gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, het land dat vanaf 1 januari 2021 officieel niet meer bij de Europese Unie hoort. De Brexit zorgt voor een hoop papierwerk: 'Het is een erg ingewikkelde situatie. Er zijn teams die gevestigd zijn in het VK, maar worden bevoorraad door het vasteland van Europa. Voorheen zou die apparatuur in bestelwagens in-en uitrijden zonder controles. Om vertragingen te voorkomen moeten we nu al vroeg plannen en verklaringen regelen, zodat er geen problemen zijn aan de grens.' zegt Tim.

De oplossing was een paspoort voor goederen, een zogeheten ATA-carnet. Het zorgt ervoor dat er geen belastingen en heffingen betaald hoeven te worden over goederen die heen en weer gaan van het Verenigd Koninkrijk naar het vasteland van Europa en vice versa. De teams en Formula One Management kiezen ervoor om dit administratieve gedeelte geheel in de handen van het vervoersbedrijf te leggen.

Politieke vertraging

Normaliter kan er elke dag worden vervoerd, maar door de Brexit loopt DHL toch tegen andere problemen aan. Rehkopf: 'Aangezien teams verspreid zijn over Europa wisten we tot de Brexit daadwerkelijk plaatsvond niet echt wat voor een impact het zou hebben. Je moet ineens rekening houden met het feit dat niet overal in Europa de douane in het weekend werkt.'

Dat de politiek lang op zich liet wachten, daar had het vervoersbedrijf ook last van. Pas op 24 december werd een deal gesloten, wat voor de planning van de vervoerders verre van ideaal was: 'We hebben met Formule 1-management en de teams om tafel gezeten en verschillende scenario’s bedacht en alternatieven voor het seizoen bekeken, mocht het misgaan.' vervolgt Tim. Toch is de situatie nooit echt penibel geworden en stond het racespektakel tot op heden altijd op tijd klaar, met dank aan veel werk achter de schermen van de heren van DHL.

Door: Remy Ramjiawan